Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, người tổ chức cần
phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách chi tiết nhất. Thông thường kết cấu
của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một
số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận,
cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.
Lên chủ đề cho chương trình
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương
trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của
người tham dự. Chẳng hạn như chủ đề của một buổi hội thảo dành cho những người
sắp khởi nghiệp có thể là “Kỹ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi
hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “Tri ân khách hàng”, hay nhân dịp
kỷ niệm sinh nhật công ty.
Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Việc mà Ban tổ chức thường làm đối với những vị khách mời
này là bàn bạc với họ về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều
nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để mặc cho diễn giả
muốn làm gì thì làm, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian chuyện
hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài cả qua giờ nghỉ trưa. Tuy nhiên đã có rất nhiều
chương trình “bể show” vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ
có thể cao hứng nói nhiều hoặc tiết mục của họ gây mất thời gian hơn dự kiến.
Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội
thảo, huấn luyện, chuyên đề… liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn… vì uy
tín của họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy cho nên bạn nên công bố
rõ ràng tên, chức danh của diễn giả.
Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức
của mình, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị
hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại
những địa điểm cho thuê hội trường vừa và nhỏ. Bạn không nên chọn địa điểm quá
rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm không khí trở nên loãng.
Bạn cũng cần kiểm tra những tiện ích mà đơn vị cung cấp
cho bạn xem phần nào họ sẽ miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù
kinh phí cho phù hợp. Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại
event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất, để biết những vật dụng cần
thiết cho một buổi hội thảo.
Truyền thông cho sự kiện
Nhưng với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do,
thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu không
muốn Event của mình vắng như chùa bà Đanh.
Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: Email, báo chí,
diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao,
bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện
thoại trực tiếp mời tham dự. Đối với một số sự kiện dành cho đối tượng tham dự
tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí
nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng trông đợi rằng gởi đi vài ngàn email và
sẽ có người liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.
Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu
truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham dự có thể kẹt công việc và sắp
xếp không được, nhưng truyền thông sớm quá cũng chưa hẳn là tốt, người tham dự
thấy thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký
nữa.
Database khách tham dự tiềm năng là một công cụ quan trọng để
bạn “chào bán” hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các
công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm… Tuỳ vào hình thức
tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên
truyền phù hợp cho mình.
Hãy liên hệ để trải nghiệm các dịch vụ của VITD
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực
chothuê hội trường tổ chức hội nghị – hội thảo tại Hà Nội, chúng tôi sẽ
mang đến những giải pháp tối ưu đến với những sự kiện của quý khách hàng. Các
phòng hội nghị của chúng tôi có sức chứa đa dạng từ 10 đến 300 chỗ với đầy đủ
các trang thiết bị cần thiết như màn chiếu cỡ lớn, máy chiếu sắc nét, hệ thống
âm thanh ánh sáng hiện đại, wifi tốc độ cao, cây nước nóng lạnh miễn phí,…
Không gian hội trường sang trọng cùng sự nhiệt tình, giàu
kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên kỹ thuật, VITD sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho
những buổi sự kiện chuyên nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn đặt phòng miễn
phí
Hotline: 0912 527 631 – 0942 397 535
Email: hoitruongvitd@gmail.com
VITD – sự khởi đầu cho một thành công trọn ven!
13:51
